Mediante la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el congreso nacional dicta disposiciones generales para la protección de datos personales, incluyendo el régimen para los derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento. Construyendo así el marco general de la protección de datos personales en Colombia. Igualmente, el pasado 27 de junio de 2013 el gobierno nacional expidió el decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la ley antes mencionada, CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A se acoge a dicha ley expidiendo las POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS Y HABEAS DATA.
CAPÍTULO 1
Políticas para el tratamiento de datos
1. Objetivo
Mediante la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el congreso nacional dicta disposiciones generales para la protección de datos personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la protección de datos personales en Colombia. Igualmente, el pasado 27 de junio de 2013 el gobierno nacional expidió el decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la ley antes mencionada.
CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A se acoge a las disposiciones establecidas, por lo que ha expedido las Políticas de Tratamiento de Datos, con el objeto de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que sea recogida y almacenada en las bases de datos o archivos de CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A., Información que ha sido recopilada para las finalidades previstas en el presente documento.
En esta política, se establecen los lineamientos generales que guían la protección de los Datos Personales de los Titulares. Se aborda la finalidad de la recolección de información, los derechos que asisten a los Titulares, así como el área designada para atender quejas y reclamos. También se detallan los procedimientos necesarios para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información. En cumplimiento del derecho constitucional al Hábeas Data, la recolección de Datos Personales se realiza únicamente con la autorización previa del Titular, implementando medidas claras para garantizar la confidencialidad y privacidad de dicha información.
Estas políticas están orientadas a asegurar la transparencia y el respeto por los derechos de los Titulares de la información, promoviendo así un manejo adecuado y responsable de los datos personales.
2. Alcance
Los principios y disposiciones establecidos en la presente política son de aplicación obligatoria para todos los datos personales registrados en cualquier base de datos gestionada por la sociedad CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. Esta política abarca para personas naturales y para entidades de naturaleza pública como privada que puedan estar involucradas en el tratamiento de dicha información.
El alcance de esta política es amplio y se extiende a todos los datos personales susceptibles de tratamiento, sin importar su formato o la tecnología utilizada para su almacenamiento. Esto incluye, pero no se limita a, bases de datos digitales, registros físicos y cualquier otro medio que contenga información personal de los titulares.
La sociedad CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. asume un firme compromiso con la protección de datos personales, lo que implica la implementación de medidas técnicas y organizativas adecuadas para salvaguardar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. Esta política no solo busca cumplir con las normativas vigentes, como la Ley 1581 de 2012, sino que también refleja nuestro compromiso ético hacia nuestros clientes y colaboradores.
3. Contenido de las bases de datos
Las bases de datos de CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. contienen información general, incluyendo nombre, apellido, número y tipo de documento. También se registran datos de contacto, como correo electrónico, dirección de residencia, y números de teléfono fijo y móvil, según sea necesario, entre otros.
Estas bases de datos recogen información de empleados, contratistas, clientes, proveedores y otras entidades que mantienen alguna relación con CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A.
4. Tratamiento de datos personales
Todas las bases de datos de CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. se utilizan con propósitos específicos y bien definidos con su actividad comercial, garantizando la protección de la información personal y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos. La finalidad de estas bases de datos incluye, entre otros aspectos:
A. Diligenciamiento de contratos civiles entre CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. y el titular de los datos.
B. Validación y verificación de datos.
C. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
D. Contacto titular de los datos.
E. Manejo de datos contables.
F. Validación de pagos.
G. Emisión de facturación.
H. Envió de información al titular de los datos.
I. Brindad información al titular de los datos y actualización de esta.
J. Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer productos o servicios propios o de terceros.
K. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos
L. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. desarrolla.
M. Transferir la información recolectada a distintas áreas de CACERES & FERRO FINCA RAÍZ S.A. y a sus compañías vinculadas en el exterior, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros, pago de proveedores, creación de proveedores, creación de clientes tesorería, contabilidad, entre otros).
N. Para efectos de brindar información por cualquier canal de comunicación que CACERES & FERRO FINCA RAÍZ S.A., tenga implementado para el desarrollo de su objeto social respecto a utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, aplicaciones, redes sociales incluyendo descargas de contenidos y formatos.
O. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por CACERES & FERRO FINCA RAÍZ S.A., o respecto de cualquier relación de negocios subyacente, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o de control.
P. Consultar información de sus accionistas, en fuentes privadas o públicas, en función del desarrollo del proyecto SARGLAFT y en cumplimiento de la Circular 100 000000, 6 de 2016 la Circular y la Circular 100 000004 de 9 de abril de 2021 emitidas por la Superintendencia de Sociedades.
Q. Dar respuesta a los requerimientos judiciales administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
5. Procedimientos para el tratamiento de los datos personales
Los datos personales contenidos en la base de datos de CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. se obtienen de la información recopilada en el marco de diversas actividades que establecen vínculos (i) comerciales, (ii) contractuales, (iii) laborales y de otros tipos con usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y el público en general. La recolección de estos datos se lleva a cabo a través de múltiples canales, que incluyen nuestra página web, la línea de atención telefónica, contratos comerciales y laborales, ventas directas, distribuidores y eventos comerciales. Es fundamental señalar que esta recolección requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de los datos.
6. Autorización para el tratamiento de datos personales
CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. en el momento de la recolección de datos personales, solicitará la autorización correspondiente a los titulares, informándoles sobre las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene dicho consentimiento. De conformidad con el principio de libertad establecido en la Ley 1581 de 2012, la autorización por parte de los titulares podrá manifestarse a través de: (i) un documento escrito, (ii) de forma oral, o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se ha otorgado la autorización.
Derecho que le asisten como titular de los datos
De conformidad con lo previsto en el decreto 1377 del 2013 y la ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:
A. Conocer íntegramente y de forma gratuita sus datos personales, así como actualizarlos y rectificarlos frente a CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A.
B. Ser informado por CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. bajo una previa solicitud, el uso y finalidad dado a sus respectivos datos.
C. Solicitar la supresión del o los datos según aplique, cuando el propietario o titular de los datos lo considere necesario y CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. considere que si es posible eliminar dicho o dichos datos.
D. Presentar ante CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. y/o la superintendencia de industria y comercio o ente destinado para dicho fin, quejas por infracciones a la ley de tratamiento de datos o habeas data.
E. Solicitar la autorización otorgada a CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. para el manejo de datos.
F. Los demás descritos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.Más que una inmobiliaria.
7. Deberes de CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A.
En atención al artículo 17, 18 de la ley 1581 de 2012 los responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes
A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
B. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
J. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
K. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para laMás que una inmobiliaria. atención de consultas y reclamos;
I. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
M. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
N. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
O. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Procedimientos para las peticiones quejas y reclamos de los titulares de la información
Los titulares de datos personales, así como sus representantes, tienen la posibilidad de presentar peticiones, quejas o reclamos de manera sencilla y accesible. Pueden hacerlo de lunes a viernes, en el horario de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. a través de las siguientes vías:
1. Correo Electrónico: servicioalcliente@inmobiliariacyf.com
2. Línea Telefónica: 3165279629 Extención:1138 o 1113
3. Radicación Presencial: Pueden acudir a nuestra oficina ubicada en la Carrera 7 # 99-53 Torre 2 Piso 16, Bogotá D.C.
Una vez recibida la petición, queja o reclamo, este será atendido por el responsable del área correspondiente, quien gestiona los datos del titular en función de su relación con la empresa, ya sea como cliente, arrendatario, propietario, entre otros.10. Periodo de vigencia de las bases de datos y eliminación de datos
10.Periodo de vigencia de las bases de datos y eliminación de datos
Todas las bases de datos de CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. tendrán un periodo de vigencia indefinido o hasta que los datos que estas contengan no sean ya requeridos para el correcto uso y finalidad de la base de datos o hasta que el titular de los datos solicite la supresión del o los datos según aplique y CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. considere que si es posible eliminar dicho o dichos datos.
Esta política puede ser modificada por CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ S.A. en cualquier momento, con el objetivo de adaptarla a cambios legislativos o jurisprudenciales, así como a las mejores prácticas que surjan en relación con la materia. En tales casos, se informará oportunamente a los titulares sobre las modificaciones realizadas a través de la página web.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de CÁCERES Y FERRO FINCA RAÍZ
S.A., rige a partir de su publicación.